عند دخولنا صالة التوثيق بوزارة الخارجية، من الوهلة الأولى، أدركنا أننا أمام «خدمة» ممتازة.. الباب يفضي الى قلوب العاملين في الصالة، والابتسامة تسبق الأيادي في التحية، درجة التكييف عالية، والهدوء يسود المكان، رغم العدد الكبير من طلاب الخدمة، والشهادات «الموثقة» تعود لأصحابها، بعد ان تزدان ب «الاختام»، في وقت وجيز، لا تأجيل لعمل اليوم الى الغد ولا «تعال بكرة»، ولا.. ولا.. ولتأكيد ما أحسسنا به من الوهلة الأولى، كان علينا أن نتجول داخل الصالة.. توجهنا نحو احد الشباب كان جالسا في ركن قصي قال لنا ان اسمه اسامة حافظ كرم الله سألناه عن الاجراءات الخاصة بالتوثيق فاجابنا بإبتسامه عريضه ماذا تتوقعين ان اقول لك فالاجراءات سريعه والخدمات ممتازة والخطوات واضحه . واضاف ان الازدحام موجود ولكن النظام الموجود والاصطاف سريعين جدا ، ويستطيع الاصطاف استيعاب هذه الزحمة ، وعن الرسوم قال انها مناسبة جداً فهو اتى من اجل توثيق شهادة جامعية كلفه توثيقها 13 جنيهاً ، وقارن بين واقع التوثيق في السابق والآن ، وقال ان الحال قد تبدل تماماً فقد كانت شبابيك التوثيق في الخارج وتحت اشعة الشمس ولايوجد مكان للانتظار ولكن الآن تم توفير صالة مكيفه بها عدد مقدر من الكراسي ، وتحت اي لحظة يمكن ان تستلم الشهادة وفي كل المرات التي اتيت فيها للتوثيق كنت استلم في نفس اليوم ، وفي ختام حديثه شكر وزارة الخارجية على ماوفرته من سبل الراحة للعملاء ، وفي الناحية الموازية له كانت تجلس سعدية حمزة والتي تكسر الانتظار بمشاهدة التلفاز المعلق اعلى زاوية الصالة تحدثت بأريحية الينا وقالت ان الاجراءات سريعه وهي على وشك ان تستلم شهادتها الا انها علقت على الزمن بانه غير كافي ومن المفترض ان يمد قليلا فقد يتأخر الشخص لأي ظرف ولايصل في الزمن المحدد ويجد الشباك قد اغلق ومن الممكن ان يكون مسافراً في نفس اليوم ، ويواجه مشكله واضافت بعد الثانية عشرة والنصف لايمكنك حتى الاستفسار فالصالة تغلق تماماً ، وعلقت على الازدحام بأنه لايوجد بشكل يومي . كان يتجول بين النوافذ الا انه سرعان ما اتخذ له مقعداً بين الحضور توجهت نحوه بسرعه وسألته كيف كانت الرحلة القصيرة بين نوافذ الاجراءات ؟ رد علي بانه لم يستغرق وقتاً طويلاً فقد اجرى الكشف ودفع الرسوم الى الخزنه في خمس عشرة دقيقة وقال هذه السرعة لاتتوفر في المؤسسات الاخرى وهو اتى في عجلة من امره لكنه لم يتوقع ان تسير الامور بهذه السرعه ، اكتفى محمد النور بالقول ان الاجراءات سريعه وبسيطة ولم يجد زحمه والزمن بسيط ولو اضيفت له ساعتان سيكون معقولاً جداً . بعد ان تحدثنا الى الموجودين من العملاء في صالة التوثيق دلفنا الى داخل المكتب الذي يجلس به الموظفون بعد ان كنا نراهم من وراء النوافذ الزجاجية ، وكان اول المتحدثين الينا من الموظفين ايان مارتن الذي قال لنا ان الاجراءات مبسطه جداً ، يأتي الشخص حاملا مستنداته الخطوة الاولى هي فحص المستندات لاتأخذ دقيقه واحده بعدها الى الخزنه مباشرة وتعتبر الشهادة التجاريه هي الاعلى من ناحية الرسوم ، وتليها مباشرة الاقرارات التي تكلف 23 جنيهاً سودانياً ، ومن ثم ميثاق الزواج حوالي 18 جنيهاً ، والتوكيلات تكلف حوالي 17 جنيها ، والشهادة الجامعية تبلغ رسومها 13جنيهاً ، وتعتبر الشهادات الدراسية هي الاقل تكلفة في التوثيق حيث لاتتجاوز 8 جنيهات ، وكل هذه الاجراءات لاتستغرق الثلاث دقائق ، وتجلس اليه موظفه بجانبها ثلاثه اختام اقتربنا منها قليلاً عرفنا ان اسمها عائدة عثمان قالت ان كل المستندات التي تاتي تمربسرعه ولاتتوقف الا اذا كانت هناك مشكله ما تتعلق بالتوقيعات واحيانا ادراج الاسماء في الكمبيوتر ياخذ القليل من الوقت ولكنه لايصل مرحلة التاخير ماهي الابضع دقائق ومن بعد ذلك الختم الشخصي . وفي النافذه المخصصه للنساء كان يجلس هاشم محمد علي ، قال لنا انه يفحص الشهادة ويرى التوقيعات الموجودة فيها لانهم يعتمدون توقيعات معينه من مؤسسات محددة ، لاجيزها للذهاب للخزنه ومن ثم الخزينه ، وشرح لنا الحالة التي يمكن ان يتأخر فيها التوثيق وفي التوكيلات تحديدا في احيان كثيرة لايصل التوكيل من السفارة المعنية فيطرون الى وقف الاجراءات واخطار السفارة المعنية حتى ترسل لهم التوكيل وتستأنف الاجراءات مرة اخرى وفي احيان كثيرة نستعجل السفارة المعنية ، وبرر لنا هذه الخطوات الحذرة للحفاظ على حقوق المواطنين لان الامور المتعلقه بالبيع والشراء حساسه جداً وتنتج عنها مشاكل كثيرة ومن دون تلك التعقيدات التي ذكرها اكد لنا ان الاجراءات بسيطه وعادية جداً ، وقال ان اجراءات التوكيلات لاتتجاوز دقيقتين ، وفي شباك فحص الشهادات كان يجلس منسق الخدمة الوطنية بوزارة الخارجية نصر عثمان نصر وان الشهادات بانواعها المختلفة شهادات جامعية ، وخبرة ، او شهادات معاهد ، بطاقة اداء ، توثيق من الخدمة الوطنية شهادة اعفاء استثناء ، قال ان كل ورقة من بين هذه الاوراق لاتأخذ ست ثواني ، كان يجلس الى جانبه في ذات النافذه مدثر الصديق عثمان ، الذي تعود اليه الشهادات مرة اخرى بعد فحصها وختمها وقال ان هذه الاجراءات لاتتجاوز الخمس دقائق ، وعن الازدحام قال ان اكثر الايام التي يأتي فيها الكثير من الموثقين هي الاثنين والاربعاء ، وافادنا المدير الاداري للمكتب احمد عثمان ان اجراءات التوثيق عبارة عن دائرة ، تبدأ بالنافذه وتنتهي عندها ، فنحن حريصون على ان تمر كل الشهادات بسهوله وسرعه ، فالعمل مرهق ويحتاج الى تركيز عالي جدا لان اي خطأ قد يلغي الشهاده ، واضاف نحن نعاني في اوقات كثيرة من سوء فهم مع المواطنين وقال ان العلاقة مفقودة بيننا وبينهم . ولاحظنا ان السفير عادل شرفي مدير ادارة التوثيق كان يقف بنفسه وسط الموظفين ويشرح للعملاء الخطوات التي من المفترض ان يقوموا بها ، وبعد ذلك دخلنا الى مكتبه ليفيدنا حول مايجري داخل ادارته فتحدث الينا برحابة صدر ، وطلبنا منه ان يكشف لنا عن عدد الشهادات التي يتم توثيقها ، هل هناك عدد معين يوثق بشكل يومي ، فقال ليس هناك عدد محدد وعدد الشهادات التي يتم توثيقها حوالي 3000 شهادة قد تنقص وقد تزيد ، وقال هناك كثير من المغتربين يرسلون توكيلات الى اقاربهم وقد لاتصل الينا فنتوقف عندها ، وهناك اشخاص يأتون الينا بصورة من الشهادة للتوثيق ونحن لانقبل بها الا في حالة وجود الشهادة الاصل معها ، وايضا نحن نعتمد بعض التوقيعات من المؤسسات التي لها علاقة بالتوثيق وقد يحدث ان يوقع شخص آخرعن الشخص الذي نعتمد توقيعه، ففي هذه الحالة نرجع للمؤسسة لنتأكد من صحة التوقيع مايؤدي الى تأخير التوثيق . وفي ختام حديثه قال ان صالة التوثيق تفتح ابوابها للعملاء عند الثامنه والنصف صباحا وتغلق ابوابها عند الثانية عشر والنصف ظهرا، ولاتعمل الا في الخمس ساعات المحددة للعمل ،وقال هناك الكثير من الناس يأتون بعد انتهاء مواعيد العمل ويقولون انهم مسافرون في نفس اليوم فهذه من المشاكل التي تواجهنا وايضا الاختام التي تأتي من الولايات غير معتمدة فنحن نعتمد فقط الاختام التي تأتينا من الوزارات والمؤسسات الاتحادية . ويضيف السفير عادل شرفي ان ادارة التوثيق في الهيكل التنظيمي بوزارة الخارجية تتبع إلى الادارة العامة للشؤون القنصلية وتقوم وفقاً لذلك بدورها في العملية الادارية وتلتزم بتكامل وظائف الادارة المتمثلة في التخطيط والتنظيم والتوجيه (الرقابة) والقيادة والتنسيق والتوظيف والاتصال والتحفيز والموازنة، بقصد تحقيق الأهداف المحددة للادارة والمتمثلة في تقديم خدمة متميزة في اطار التوظيف الأمثل للموارد البشرية والمادية المتاحة. وتعد ادارة التوثيق الواجهة الأمامية والمرآة التي تعكس الوجه المشرف لوزارة الخارجية أمام الجمهور السوداني وذلك من خلال تقديمها لخدمات التوثيق لطالبيه من المواطنين السودانيين والأجانب على حد سواء، وفقاً لذلك فان ادارة التوثيق تحرص بشكل خاص على ارضاء طالبي خدمة التوثيق من حيث المظهر والجوهر والتعامل الراقي عبر السلوك الحميد والكلمة الطيبة والأخلاق الفاضلة وعكس الوجه الايجابي لوزارة الخارجية مع طالبي خدمة التوثيق. وتختص إدارة التوثيق ب : 1- اعتماد توقيعات وأختام ادارة التوثيق بوزارة الخارجية لدى بعثاتنا في الخارج. 2- اعتماد وحفظ نماذج التوقيعات ورسم الأختام الخاصة بالجهات السودانية المختلفة بالسودان وبعثاتنا في الخارج. 3- اعتماد وحفظ نماذج التوقيعات ورسم الأختام الخاصة بالبعثات الأجنبية المعتمدة لدى السودان. 4- توثيق المستندات الصادرة من الجهات السودانية. 5- توثيق المستندات الواردة من خارج السودان. 6- توثيق المستندات الموثقة من البعثات والمنظمات الأجنبية بالسودان. 7- العمل بالتعاون مع الجهات المختصة بالكشف عن حالات التزوير الخاصة بالمستندات. 8- تمثيل وزارة الخارجية في الاجتماعات المتعلقة بحماية المستندات. 9- التنسيق مع بعثاتنا بالخارج لتعميم رسم الأختام وتوفير الأختام في حالة كونها تمت طرف مؤسسة صك العملة السودانية. 10- أي أعمال أخرى توكل إليها من قيادة الوزارة.
