توالي «الأهرام اليوم» نشر الوثائق والمستندات الخاصة بملف مادة «البوليمر» التي استوردتها هيئة مياه ولاية الخرطوم.. هذا تقرير يكشف الخلفية التي ادت إلى كارثة الاصرار على استيراد المادة «المضروبة» كثير من عمل الهيئة يسند لهذه الش ركات الخاصة بعقود مباشرة دون طرحها في مناقصة!! لماذا تتم طباعة الاورنيك المالي رقم (39) داخل مكاتب الهيئة؟! بسم الله الرحمن الرحيم ولاية الخرطوم وزارة المالية والاقتصاد والقوى العاملة الإدارة العامة للمراجعة الداخلية 15/6/2011 السيد/ الوزير السلام عليكم ورحمة الله وبركاته الموضوع/ تقرير عن هيئة مياه ولاية الخرطوم في الفترة من 1/2 - 31/5/2011م أشير إلى الموضوع أعلاه نرفع لسيادكتم تقرير رئيس قسم المراجعة الداخلية بهيئة مياه ولاية الخرطوم للفترة المذكورة أعلاه، حيث لم تلتزم الهيئة بالقوانين واللوائح والقرارات والمنشورات المنظمة للعمل المالي والمحاسبي بالولاية، والتي تصدر من جهات الاختصاص. الأمر مرفوع لسيادتكم للاطلاع والتوجيه وجزاكم الله خيراً حاتم عطايا محمد حسن مدير الإدارة العامة للمراجعة الداخلية بالإنابة بسم الله الرحمن الرحيم هيئة مياه ولاية الخرطوم المراجعة الداخلية التاديخ 15/6/2011م السيد/ المدير العام السلام عليكم ورحمة الله وبركاته الموضوع/ تقرير عن هيئة مياه ولاية الخرطوم الفترة من 1/2 - 31/5/2011م بالإشارة للموضوع أعلاه أرجو أن أفيدكم بالتقرير التالي وهو خلاصة ما توصلت إليه المراجعة الداخلية بالهيئة: الأهرام اليوم من أهم الملاحظات: أولاً الإيرادات: (1) أكثر من 90% من إيرادات الهيئة يتم تحصيلها عن طريق شركات خاصة وذلك من خلال عقودات. ولا توجد أي رقابة إدارية للهيئة داخل هذه الشركات، لأن المادة الوحيدة في العقد والخاصة بحق الهيئة في انتداب موظفيها للشركة هي المادة (24)، ومعنى هذه المادة أنه لا يجوز للهيئة انتداب موظفيها للشركة إلا بموافقة الشركة، وذلك لوجود تكلفة تتحملها الشركة في حالة موافقتها، الأمر الذي أدى لعدم وجود أي مندوب من الهيئة داخل أي شركة من شركات التحصيل والتي بلغ عددها (52) شركة، أما المادة (21) (حق الهيئة في طلب البيانات ومراجعة حسابات التحصيل)، بالرغم من وجود عبارة (يحق للهيئة تكليف أي من موظفيها أو أي جهة أخرى تراها بالاطلاع ومراجعة دفاتر وإيصالات وحسابات التحصيل)، إلا أن المادة تخص المراجعة. (2) ونخلص إلى أن هذه الشركات خاصة يصعب التعامل معها من قبل المراجعة الداخلية، وكذلك عدم وجود رقابة إدارية من قبل الهيئة، وكثرت مشاكل التحصيل بها من عدم كفاءة الكادر العامل وضياع المستندات والتزوير وتأخير التوريد ودوران العمالة، كل هذه الأمور أضعفت دور المراجعة الداخلية بل أدخلتنا في مشاكل مع أصحاب هذه الشركات. التوريد للخزينة: 1 - يتم التوريد بأورنيك مالي (39) خاص بالهيئة وذلك بعد تفريغ المبالغ المتحصلة من أورنيك مالي (15) إلى معاون التحصيل، ولكن لا يمكن جرد الخزن بالهيئة نسبة لتداخل التوريد، أي يوجد كثير من حوافظ التوريد متضمنة شيكات بالإضافة للمبالغ النقدية. (نموذج مرفق). 2 - وفي معظم الأحيان يقوم الصراف بتحرير الحافظة واستلام النقدية والشيكات في آن واحد، وقد خاطبنا جهات الاختصاص وأوضحنا خطورة مثل هذا العمل. 3 - يتم تحصيل النقدية والشيكات في أورنيك (15) مالي واحد، وقد خاطبنا جهات الاختصاص لفصل إجراءات النقدية عن الشيكات. ملحوظة: = عدد مشتركي الهيئة لم يبلغ ال (500،000) مشترك بعد. ثانياً: المصروفات 1 - لا توجد ميزانية مجازة بالهيئة حتى تاريخ هذا التقرير، وقد خاطبنا الإدارة بمدِّنا بصورة من الميزانية ولكن لم تصلنا أي صورة من الميزانية. 2 - لا يوجد نظام مالي ولا نظام محاسبي بالهيئة وذلك لعدم وجود هيكل وظيفي، مما أدى إلى تدهور العمل المالي والمحاسبي متمثلاً ذلك في ضياع المستندات وعدم الاستعمال الصحيح لها. 3 - لم نتمكن من مراجعة حساب البنك ولو لشهر واحد وذلك لعدم اكتمال المستندات والحفظ الخاطي لها، أي أنه يوجد في فايل واحد مستندات أكثر من بنك واحد بالإضافة لبعض أذونات صرف الخزينة. 4 - عند مراجعتنا لبعض المستندات اتضح أنه لا توجد فواتير نهائية بعد عملية الشراء. 5 - عدم الالتزام بمنشور الشراء والتعاقد الصادر من وزارة المالية بتاريخ 13/7/2009م (صورة مرفقة). 6 - أكثر من 90% من العقودات تتم خارج اللائحة المالية بزعم سرعة الإجراء والطوارئ. وذلك بتحديد الأسعار مسبقاً ومن ثم يتم التعاقد مع الغير بدون إعلام (أى لا توجد أي مناقصات). 7 - يتم التصديق لكثير من الشركات بسلفيات بدون ضمان وذلك قبل أن تبدأ في العمل، مع العلم أنه لا توجد مادة في العقد المبرم مع الشركة بأن تمنح سلفية؟ 8 - يتم استقطاع مساهمة علاج وذلك بعد اكتمال رصد المرتبات ويتم ذلك بالقلم بتعديل جملة الصافي النهائية بمبلغ محدد، وهو يمثل جملة الكسور أي المبالغ الأقل من الجنيه دون خصمها الفعلي من صافي استحقاق العاملين، بمعنى أن العامل يتسلم مبلغاً أقل من المبلغ الذي وقع أمامه. 9 - برنامج المرتبات مصمم بطريقة غير صحيحة، كشف المرتبات مقسم كالآتي: الاسم - جملة المرتب - جملة الاستقطاع - الصافي - الأجر الإضافي - البديل النقدي - التوقيع. 10 - تم تخطي المراجعة الداخلية في كثير من الدفعيات رغم تعليق المراجعة الداخلية على المستندات بعدم اكتمال الإجراءات أو مخالفة الإجراءات لبعض اللوائح والمنشورات والقرارات، وفي الآونة الأخيرة ونسبة لعدم استجابة الإدارة لمعالجة الملاحظات معظم الدفعيات الآن تتم بدون اعتماد المراجعة الداخلية، الأمر الذي جعل وجود وعدم وجود المراجعة الداخلية واحد. ثالثاً: الأرانيك المالية: 1 - أورنيك مالي رقم (39) تتم طباعة هذا الأورنيك داخل مكاتب الهيئة ولم نتحصل على التصديق لهم من وزارة المالية بالطباعة، رغم أن هذا الأورنيك تنظمه اللائحة المالية، ولا ندري كيف تم تحديد الرقم المسلسل لهذا الأورنيك. 2 - أورنيك مالي (67) معاون تحصيل تم شراؤه من شركة تجارية بالرغم من أن هذا الأورنيك تنظمه اللائحة المالية. 3 - أورنيك مالي حسابات (40) وأورنيك مالي حسابات (15) يتم شراؤها من وزارة المالية الاتحادية رغم تبعية الهيئة لولاية الخرطوم، مما يطرح تساؤلاً للإدارة العليا والإدارة المالية عن سبب شراء هذه الأرانيك من المالية الاتحادية. رابعاً: توجد ثلاث شركات خاصة هي شركة الشادوف وشركة برستول وشركة التلة الخضراء، واثنان اسم عمل لهذه الشركات هي شركة العليا وشركة الساقية، وهذه الشركات ملك للعاملين بالهيئة وهذه الشركات تم تأسيسها والتعاقد معها من قبل الهيئة في الربع الأول من العام 2010م. استغلت هذه الشركات كثيراً من أصول الهيئة المتمثلة في المباني، وما تحوي من أثاثات وأدوات مكتبية وأجهزة كهربائية وتكييف وأجهزة كمبيوتر وعاملين وعربات حكومية وذلك لفترة حوالي عام أو أكثر. رغم أن انتداب العاملين تنظمه لائحة الخدمة العامة لولاية الخرطوم لعام 2009م المادة (76) حقوق العاملين أثناء الانتداب أو الإعارة. الفقرة (1) (تتحمل الجهة المنتدب أو المعار إليها العامل أجره وبدلاته وامتيازاته كاملة) (مرفق صورة من خطاب تنفيذ القرار رقم (8) والخاص بإخلاء مكاتب الهيئة بالرئاسة والمحليات وتسليم العربات الحكومية موجهة للشركات المعنية). تم إسناد كثير من عمل الهيئة لهذه الشركات عن طريق عقود مباشرة دون طرحها في مناقصة، مثل تأمين وترخيص العربات الخاصة بالهيئة، توريد وقود الآبار، أعمال النظافة. العمالة المؤقتة، بالإضافة للتحصيل والأعمال المدنية وتوريد مواد تنقية وتوريد وتركيب عدادات الدفع المقدم. خامساً: الإخوة المتعاقدون: يوجد بالهيئة مجموعة من الإخوة المتعاقدين منهم سبعة انتهى أجل عقوداتهم في سبتمر 2010م، وهم يشغلون وظائف معظمها تنفيذية عليا، وقد خاطبنا الإدارة بذلك ولكن حتى تاريخ هذا التقرير لم يتم التجديد لهم، مما أربك العمل وجعل المراجعة الداخلية في منأى عن اعتماد أي مستندات أو إجراءات صادرة من الإخوة المتعاقدين. علماً بأن كل عقودات الإخوة المتعاقدين مستحقاتها وامتيازاتها أكبر من مستحقات وامتيازات المتعاقدين حسب قرارات السيد الوالي، ولم يتم إبرام العقودات من خلال اللجنة الوزارية المكونة حسب قرار مجلس الوزراء رقم (62) لعام 2006 والتي حددت بموجبه أسس التعاقد. وكذلك لم نجد أي استثناء من السيد الوالي لتبرير هذه الزيادة. التوصيات: 1 - حسب نص العقودات مع شركات التحصيل لا توجد أي رقابة إدارية من قبل الهيئة على هذه الشركات، عليه نوصي إما بتعديل هذه العقودات الآن إن أمكن ذلك أو سحب المراجعين الداخليين من هذه الشركات. 2 - عدم وجود نظام مالي ومحاسبي بالهيئة وكذلك عدم وجود هيكل وظيفي أدى إلى تداخل المهام والاختصاص والاستعمال الخاطئ للأرانيك المالية، عليه نوصي بالإسراع في إنشاء هيكل وظيفي متكامل وكذلك إنشاء نظام مالي ومحاسبي، وتدريب العمالة على اتباع الإجراءات السليمة من مسك للدفاتر واستخدام الأرانيك المالية وكذلك الفصل في المهام والسلطات والصلاحيات. 3 - الإسراع بإجازة الموازنة الخاصة بالهيئة للعام المالي 2011م، فنحن الآن تقريباً في نصف العام المالي للعام 2011م ولا يعقل أن تعمل الهيئة بدون موازنة مجازة. 4 - توجيه العاملين في القسم المالي والمحاسبي في الحفاظ على المستندات والتأكد من سلامتها واكتمالها وتصنيفها، وكذلك فصل مستندات الخزينة عن مستندات البنك وكذلك فصل مستندات كل بنك على حده. 5 - متابعة قسم الإمداد لإجراءات الشراء والتأكد من استلام الفواتير النهائية بعد اكتمال عملية الشراء وتسليمها لقسم الحسابات. 6 - الالتزام التام بمنشور الشراء والتعاقد. 7 - الالتزام بنصوص المواد الواردة في العقودات وعدم تصديق أي مبالغ مالية لم تنص عليها هذه العقود. 8 - تعديل برنامج المرتبات لكي يتم التصنيف به بصورة صحيحة وحذف أى بنود لا تخص الفصل الأول، على أن يتضمن البرنامج خصم مساهمة العلاج أن أمكن ذلك. 9 - تم تخطي المراجعة الداخلية في كثير من الدفعيات (صورة مرفقة)، عليه نوصي بتطبيق قانون الرقابة المالية والمراجعة الداخلية لعام 2002م تعديل 2007م المادة (16) الفقرة (1). 10 - طباعة أورنيك مالي (39) بدون تصديق من وزارة المالية وشراء أورنيك مالي (67) معاون تحصيل من السوق، يعد مخالفة للائحة المالية للعام 2011م الباب الأول الفصل الثاني - الفقرة 13/5، عليه نوصي بتطبيق المادة (371) الباب الثالث الواردة باللائحة المالية. 11 - بما أن الشركات الثلاث المذكورة أعلاه قد استغلت المال العام لصالحها أوصي بتكوين لجنة لتحديد وقياس المبلغ الذي تم استغلاله من قبل هذه الشركات وإعادته فوراً لخزينة الهيئة. 12 - نوصي بإجراء تحقيق ومحاسبة الذين تسببوا في استغلال أصول الهيئة بأنواعها المختلفة (المال العام)، وذلك في تسيير هذه الشركات الخاصة. 13 - حتى يستقيم العمل المالي والمحاسبي بالهيئة ولحين إنشاء الهيكل الوظيفي، نوصي بسرعة انتداب أو نقل مجموعة من الإخوة المحاسبين والماليين والصيارفة ومن المخازن والإمداد من ذوي الخبرة والكفاءة. 14 - نوصي بالالتزام التام بقرارات السيد الوالي الخاصة بالتعاقد مع المستشارين والخبراء والمتعاقدين. 15 - ولحين إصلاح أمر العمل الإداري والمالي والمحاسبي بالهيئة نوصي وبشدة بسحب تيم المراجعة الداخلية، لأننا نعتبر معوقين للعمل وذلك لعدم وجود لائحة مالية خاصة بالهيئة. وعدم التزام الهيئة باللائحة المالية والمحاسبية لعام 2011م، والمنشورات والقوانين والقرارات الصادرة من ولاية الخرطوم. والله الموفق صالح محمد حسن عثمان رئيس قسم المراجعة الداخلية - هيئة مياه ولاية الخرطوم
