- أكد الدكتور جلال يوسف الدقير مساعد رئيس الجمهورية في الكلمة التي ألقاها في فاتحة أعمال ورشة مراجعة الإستراتيجية القومية للإعلام بالأمانة العامة لمجلس الوزراء يوم الأثنين التاسع من يونيو الجارى علي أهمية ومرجعية دور الوثائق وأقسام الأرشيفات في الوحدات الحكومية في الحفاظ علي ذاكرة الأمة وتحصينها من محاولات الاستلاب الفكري والهزيمة . ودعا دكتور الدقير إلي ضرورة تطوير وتحديث أداء دور الوثائق وأقسام السجلات والأرشيف للارتقاء بها في توفير المعلومات اللازمة لوسائط الإعلام المختلفة باعتبار الأعلام أكبر رافعة في مشروع النهضة والبناء . هذه الالتفاتة المهمة والرصينة والعلمية التي أوردها مساعد رئيس الجمهورية في كلمته تعيد الي الأذهان الجهود التي بذلتها دار الوثائق القومية في إنفاذ المشروع القومي لنظام ترقيم ملفات الدولة والذي يهدف بدءاً الي تطوير وتحديث الأداء الوثائقي والأرشيفي في البلاد وإيجاد نظام موحد لحفظ ملفات الدولة وإنشاء وإدارة أرشيفات الوحدات المختلفة. لقد إقتضت الحاجة لإنشاء نظام ترقيم الملفات وأدارتها استجابة لتطور وظائف الدولة وتعدد أجهزتها التي تتولي أداء هذه الأنشطة إضافة الي تعقد العلاقات التي تربط هذه الأجهزة فيما بينها وتضخم حجم المعلومات المتداولة بين هذه الأجهزة ومدي الاستفادة منها في دعم اتخاذ القرار وخدمة المؤسسات الأخرى من خلال توفير المعلومات الموثوقة والدقيقة في المجالات كافة . بدأ العمل بنظام ترقيم ملفات الدولة وأدارتها وفق هذا النظام منذ عهد الحكم الثنائي في السودان فيما عرف لاحقاً بنظام السكرتير الإداري وظل معمولاً به إلي عهد قريب بعد أن أدخلت عليه بعض التعديلات خلال حقب الحكم الوطني المختلفة كان آخرها التعديل الذي طرأ علي النظام خلال فترة الحكم المايوي . بيد أنه رغم هذه التعديلات التي أدخلت علي النظام لمواكبة التطورات والمستجدات التي طرأت علي هيكل إدارة الدولة ووحداتها المختلفة فان المحافظة علي النظام والتمسك به ظل ضعيفاً وشارف التلاشي جراء التدهور الذي أصاب نظم الأداء الإداري في دولاب الدولة ولتدهور نظم وإجراءات الخدمة المدنية بشكل عام وأسفر عن اضطراب في نظم ترقيم الملفات وحفظ المستندات واننشاء وإدارة أرشيفات الوحدات الحكومية خاصة وبالنتيجة التأثير سلباً علي أسس تنظيم وحفظ وإدارة المستندات والوثائق في أرشيفات الوحدات المختلفة . وأقتضي هذا الوضع أن تعيد الدولة النظر في إعادة العمل بهذا النظام والاهتمام به بمراجعة واستحداث نظام جديد للترقيم يواكب تنفيذ مشروع الحكومة الالكترونية ويتماشي والتطور وتقنية المعلومات والاتصالات. ويرتكز النظام الجديد لترقيم ملفات الدولة وادراتها في دار الوثائق القومية والأرشيفات علي قاعدة الموضوع خلافاً للأنظمة الاخري التي تقوم علي قاعدة الموقع والتاريخ ويمتاز هذا النظام بعدد من الخصائص منها تبسيط العمل الكتابي وسرعة إنشاء وترتيب الملفات وسهولة عملية استرجاع الملفات والموضوعات ومرونة النظام وقابليته للإضافة والحذف إضافة الي مساعدته في توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار وانه يمثل قاعدة متكاملة لتقنية المعلومات مما يجعله متوافقاً مع نظم رقمنة المعلومات والوثائق وتقنية المعلومات ومستوعباً لأنشطة الدولة كافة وتسهيل عملية التنسيق بين هذه الأجهزة والوحدات وفقاً لعدد من السمات التي تتمثل في جمع كافة أنظمة الحكم في باب واحد شاملاً أنظمة الحكم وإعمال السيادة والسياسة الخارجية والداخلية ومستجداتها وتوحيد أسس ترقيم الملفات الخاصة بالنظم الإدارية والاحتفاظ بخصوصية كل أدارة في الوحدات ذات الصفة الخاصة لتيسير التعامل مع النظام في ترقيم الملفات وإدارتها . ولتمكين العاملين في الدولة من التعامل مع هذا النظام فقد نفذت دار الوثائق القومية برنامجاً لترقية القدرات في هذا المجال والتدريب علي استخدام النظام بغرض دعم عملية حوسبة المعلومات وتقليل الإجراءات الإدارية من عمليات حفظ واسترجاع المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار وتطوير الأداء الإداري في الدولة بجانب توفير المعلومات للجهات المستفيدة في المجالات كافة خاصة لوسائط الإعلام والمؤسسات الصحفية ومراكز البحوث والدراسات وذلك لموثوقية ومرجعية مصادر المعلومات التي يتم إعدادها بناء على هذا النظام .