مع التزايد الكبير والمستمر في حجم المؤسسات الرسمية، وما تحتوي عليه من مستندات ووثائق كثيرة في شتى المجالات، أضحت عملية حفظ هذه المواد يشكل مشكلة تؤرق هذه المؤسسات، ورغبة من هذه المؤسسات في تنظيم بياناتها بطريقة آلية توفر لها الكثير من الوقت والجهد، فإنها إتجهت الى الأرشفة الالكترونية، كنظام فعال وله فوائد جمة في التخزين والاستدعاء. كما تضمن الأرشفة الالكترونية الحفاظ على هذه البيانات لأطول مدى زمني ممكن، فأصبحت الأرشفة الالكترونية نظاما متكاملا يتولى القيام بجميع العمليات الخاصة بالتعامل مع البيانات والمواد آليًا، وذلك بطرق مختلفة مثل الفهرسة والأرشفة والتلخيص والبحث والاسترجاع. كما أن عملية الأرشفة أصبحت نظاما يقوم على تصنيف الموضوعات والمواد بصورة ميسرة وسهلة ومتكاملة، الى جانب قابليتها للتخصيص، لتصبح متناسبة مع الأنشطة الملائمة لعمل المؤسسة التي تقوم بهذه الأرشفة. هذا بدوره يؤدي إلى بنيان أرشيف الكتروني متكامل، يلبي الحاجات الواسعة بصورة موثوقة وقوية، وذلك من خلال طريقة تحل كل الإشكاليات التي تعترى الأرشفة اليدوية التقليدية التي ظلت في عهدنا هذا، جزءا من التاريخ. والإذاعة السودانية كواحدة من مستودعات نتاج هذه الأمة السودانية كانت حريصة كل الحرص على أرشفة موادها الصوتية، أرشفة الكترونية تسابق بها زحف الإلكترون الذي بدأ يدب في حياة الناس في جميع أصقاع الدنيا، وكل مناحي الحياة، لكنها من فرط إحساسها العالي بقيمة ما تملك وما يملك هذا الشعب من مورثات، ظلت سباقة الى ارتياد مجال الأرشفة الالكترونية بسرعة أكثر من إيقاع الحركة في السودان، لتحدث ثورة حقيقية في هذا المجال، تتخطى بها خطى الزمن وتسجل لنفسها قفزة رائدة في مجال التوثيق والأرشفة. قد يسأل سائل عن مدى ضرورة هذه الأرشفة التي قامت بها الإذاعة السودانية، والتي من المؤكد أنها ضرورة حتمية، جعلت الإذاعة رائدة في هذا المجال الضروري الذي كان سيأتي آجلا أم عاجلا، لكن الإذاعة سعت جاهدة إليه لتحفظ للأمة هذا المخزون من الثروة الإنسانية، التي يتميز بها السودان. ولما كانت الإذاعة معنية بالصوتيات بصورة مباشرة، فإنها قد اهتمت بجانب الأرشفة للمواد الصوتية عبر تبويب يتيح قدرا هائلا من المرونة، لتسمعنا للمادة المحفوظة بنقاوة عالية، ولتعيد لمسامعنا أصواتا لأناس حجبتهم الأيام خلف ستر الزمان ومنهم من غيبهم الموت، وظننا أننا لن نسمع أصواتهم إلا حشرجات من خلال الأساليب القديمة التي كانت تحفظ بها هذه المواد. وللأرشفة الالكترونية فوائد جمة يمكن حصر بعضها في الآتي :- 1. تصنيف وفرز المواد الصوتية بصورة سهلة وميسرة. 2. توفير مساحات أقل للتخزين. 3. يمكن الحصول السريع والمباشر على أي مادة فيها في زمن وجيز. 4. يمكن مشاركة المواد واستدعاءها بين المستخدمين بسهولة. 5. حماية المواد من الضياع والتلف. 6. حفظ كل الملفات في أرشيف مركزي. 7. توفير كم كبير من التكاليف التي تنفق في الأرشفة اليدوية. 8. إدارة المواد بصورة آلية وبقدر كبير من التحكم. 9. كسر الإحتكارية المعرفية بتوسيع ممرات الدخول وبوابات التحكم. 10. تصنيف الوثائق بطريقة تلاءم أسلوب العمل في الإذاعة وذلك باستخدام أنماط معدة خصيصا لذلك. 11. إمكانية البحث عن أي مادة بعدة طرق وأساليب مختلفة. 12. امكانية تحويل محتوى هذه المواد الى عدة أنماط، وعبر وسائط مختلفة تلبي مختلف المطلوبات والإستخدامات. 13. تعدد مستويات الحماية والرقابة والرصد. 14. يمكن تقسيم صلاحيات الدخول والخروج للأرشيف حسب الصلاحيات الوظيفية وبمرونة عالية. 15. وجود قدر عال من المرونة في ادارة النظام من خلال عمل كثير من النسخ الاحتياطية واسترجاع البيانات وأرشفتها لتحفظ للأجيال القادمة. ومما لاشك فيه أن هناك الكثير من السلبيات المصاحبة لعملية التعامل اليدوي مع البيانات المكتوبة مثل إضاعة الوقت والجهد بغرض التدقيق أوالتجربة أوالإستماع، هذا إلى جانب النمو المتزايد في حجم الوثائق كبيرة ومضطردة. بالإضافة إلى ذلك، تعتبر عملية التعامل اليدوي والمناولة مؤثرة على المادة المحفوظة، وتنفق فيها الكثير من الأموال على شراء المواد التي تتم عليها الأرشفة التقليدية كأشرطة وأوراق ودفاتر للمتابعة والتدوين. إلى جانب التكلفة الباهظة لصيانة الخزائن المحتوية على هذه المواد إذا وضعنا في الاعتبار الكم الهائل للأشرطة التي تحتوي عليه المكتبات، علاوة على ذلك، تنطوي عملية التخزين اليدوي للبيانات على مخاطر كثيرة مثل التعرض للضياع أو التلف والحريق وعدم سرية البيانات الهامة. لهذا تعتبر الإذاعة السودانية رائدة في مجال الأرشفة الالكترونية، حيث تعتبر الأرشفة التي تمت فيها ثورة حقيقية في مجال حفظ المواد، حتى أصبحت هذه الأصوات مادة تراثية تعتبر جزءا من وجدان هذه الأمة، والتي أصبحت تبث عبر إذاعة متخصصة هي (ذاكرة الأمة). وقد وفق أهل الإذاعة في إطلاق هذا الإسم عليها، لأنها تعبر بصدق عن مكنون وجدان الأمة السودانية وحفظ تراثها من الضياع، ويستطيع الكثيرون الإستماع لهذه المواد الأرشيفية التي يعاد بثها بنقاوة عالية عبر زمن إرسال هذه الإذاعة الرائعة التي يبدأ بثها عند الثانية ظهرا وحتى السادسة مساء وتعاد عند العاشرة مساء حتى الثانية صباحا بتوقيت السودان. التحية للأستاذ عوض جادين الذي حدد المسار ووضع اللبنات الأول، وللأستاذ معتصم فضل الذي أكمل الرسالة، والتحية للباشمهندس حسن مصطفى الذي يشرف على المشروع الكترونيا. .................. صلاح محمد عبد الدائم (شكوكو) [email protected]
