تلك الوثائق والمخطوطات التي جاء بها ونجت بعد غزو السودان 1898 توزعت فيما بعد ما بين مكتب محفوظات السودان والتي صارت فيما بعد دار الوثائق المركزية (1916م). وبين مكتب الحاكم العام والتي تم نقلها فيما بعد إلى مكتب السكرتير الإداري بعد استقرار الحكم في البلاد. ومع تعاقب الإداريين البريطانيين في منصب السكرتير الإداري الذين أبدوا اهتماماً بتنمية تلك المجموعات والحرص على الحصول على نسخ من الكتب التي تصدر عن السودان بالخارج بالإضافة إلى حصولهم على نسخ من كل المطبوعات الحكومية خاصة التقارير السنوية التي تصدر عن مديري المديريات ومديري المصالح الحكومية والتي كانت تشكل المرجعية الأولى للتقرير السنوي الذي يصدر من الحكومة والذي يعرف بالتقرير الإداري والمالي لحكومة السودان.. ولعل ولع واهتمام السير دوقلاس والذي اشتهر وعرف بإطلاعه الواسع وحبه وعشقه للثقافة والقراءة وكان واحداً من أكثر الإداريين البريطانيين الذين قدر لهم أن يبنوا علاقات وطيدة مع المثقفين السودانيين ومع زعماء ورؤساء العشائر..وتشهد له مؤلفات وكتاباته ومحاضراته بدار الثقافة والتي تسعى لتأسيسها . وفي الكتاب الذي حرره المستر هندرسون (مدير مديرية دار فور 1952م) تحت عنوان «The making of the modern Sudan عن حياة ومراسلات السير دوغلاس نيوبولد والذي ترجم مؤخراً إلى اللغة العربية »تحت عنوان كيف أعد السودان الحديث : حياة ومراسلات السير دوغلاس نيوبولد (الجزء الأول) ترجمة الأستاذ محمود صالح عثمان صالح ومن إصدارات مركز عبد الكريم ميرغني بأم درمان (2009م) . والكتاب يكشف الوجه الآخر لحياة نيوبولد والدور الذي لعبه في مستقبل السودان الثقافي والسياسي. ويمكن القول بأن مجموعة مكتب السكرتير الإداري مثلث العمود الفقري لمجموعة السودان مما حدى بالمسئولين بمكتبة الكلية من تخصيص مكان منفصل للمجموعة (بالمكتبة الرئيسية). وكان أمين المكتبة المستر جولف قد أبدى اهتماماً بهذه المجموعة التي تم تصنيفها وفهرستها لتصبح «مجموعة السودان» وفي الوقت ذاته حرصت إدارة المكتبة على متابعة الحصول على المطبوعات الحكومية خاصة تلك المطبوعات الدورية التي تصدرها الوزارات والمصالح والمؤسسات الحكومية إضافة إلى ذلك الحرص على الحصول على المطبوعات التي تصدر عن السودان بالخارج. ü - أمين مكتبة السودان (1965- 1980م) - رئيس قسم المكتبة والبحوث: معهد الخرطوم الدولي للغة العربية (1982- 1994م) - عميد المكتبات جامعة جوبا (1995- 200م) - أستاذ علوم المكتبات كلية دراسات المجتمع جامعة جوبا (حالياً) - مؤسس مركز قاسم لخدمات المكتبات
