لم تكن طبيعة وظيفة مدير مكتب المدير تتعدى مهام السكرتيرة وهي تنظيم مواعيد مقابلات المدير اليومية،والرد على استفسارات القادمين،وتجهيز الملفات قبل حضور المدير للمكتب،وتشمل متطلبات الوظيفة تجهيز الشاى والقهوة للمدير وضيوفه،والسكرتيرة الشاطرة تعطر المكتب وترتب تربيزة المدير لزوم(فتح النفس). ولما كثر خريجو السكرتارية من جنس الاولاد،اشتغلوا سكرتيرين،يمارسون نفس المهام،ولكن تغير مسمى الوظيفة من السكرتير والسكرتيرة لمدير أو مديرة المكتب. وفي الغالب يكون مدير المكتب كاتم سر المدير،يعرف الزوار غير المرغوب فيهم فيرد عليهم بأن المدير مافي أو في اجتماع،أو ذهب للوزارة،أو عندهم(بكاء)وما شابه من صنوف الأعذار. وقد تشمل مهام مدير المكتب شؤوناً أخرى مثل الإهتمام ببيت المدير،وتلبية طلبات الزوجة،حيث تم إرسال العربة الحكومية بسواقها إلي بيت المدير أثناء ساعات عمله،لتنقل الزوجة لمشاويرها الخاصة،والعربة نفسها تنقل الأولاد من وإلي المدرسة،وبالتالي فإن مدير مكتب المدير في حالة اتصال دائم بسواق(الست)للإطمئنان على ما يجرى،ومن قبل ذلك يهتم ببنزين العربة،وصيانتها،كما تصان عربة المدير وتزود بالوقود. وكل من بالمؤسسة لا بد من أن تكون صلته بمدير المكتب ممتازة وإلا تعطلت أموره،فالخطابات تمر عبره،وبمقدوره تسريعها أو تأجيلها،ويمكنه التأثير على المدير في مسألة العطاءات والمشتروات. وكلما وثق المدير بمدير مكتبه،كلفه بأعباء أخري،مثل سحب وتوريد شيكاته الخاصة،وحجز تذاكر السفر،وإقامة المناسبات الخاصة،ومن المهم في هذه الأحوال أن يعرف مدير المكتب كيفية دفع الفواتير الخاصة،من نثريات المكتب أو من أي بنود أخرى. وشيئاً فشيئاً يصبح مدير المكتب هو المدير العام،ولسان حاله يقول للمدير الأصلي(نوم قفا)،وهكذا لا ينزعج المدير بإدارة الشؤون اليومية للمؤسسة بل يديرها مدير المكتب كيما يتفرغ المدير لشؤونه الخاصة،وفي غمرة هذه الخدمات الجليلة لا ينسى مدير المكتب نفسه والحوافز يومية،وكلما كتب تصديقاً مالياً له،كتب آخر للمدير العام،ولا بد أن من أن يكون مدير المكتب(تفتيحة)يعرف كيف ينظم غداءات وعشاءات العمل في أفخر الفنادق،وكيف يقنع أصحاب الأموال بتوقيع شراكات ذكية مع المدير العام. ولما تطورت التقنيات،فقد أصبح من مهام مدير مكتب المدير أن يفتش على المؤتمرات والسمنارات الخارجية في الإنترنت،وضمان السفر والسياحة للمدير العام كل سبعة أيام،ونثرية اليوم الواحد كم ألف دولار،ولا يحبذ مدير المكتب السفر مع المدير العام للخارج،بدواعي الحرص على الملفات السرية بالمكتب،وسفر المدير العام يوفر فرصة لمدير المكتب لممارسة سطوته،وتغطية الفواتير المضروبة وتأديب الموظفين الذين لا يحبهم،فصلاحيات المدير العام تنتقل في غيابه لمدير المكتب ولا عزاء لنائب المدير. الآن تمددت صلاحيات مدير مكتب الوزير،فصار يحضر الإجتماعات المهمة نيابة عن المدير العام،ويصيغ القرارات ويوقع عليها إنابة عن المدير،يفصل ويعين الموظفين،ويصمم الميزانية على مقاس التمكين،مدير مكتب المدير بمكنة وزير أو كما قال ..يا للعجب!! [email protected]
